I vantaggi del software di gestione dei progetti

La gestione di progetto (in inglese nota come project management) è l’attività che comprende tutta l’organizzazione di risorse e strumenti al fine di raggiungere l’obiettivo che il privato o, più spesso, la società per cui lavora il project manager, si è prefissato di raggiungere.

Comprende tutte le attività di back office, front office, progettazione, pianificazione per raggiungere lo scopo o gli scopi che in fase di realizzazione dello schema di progetto si è ritenuto necessario o auspicabile raggiungere. 

La gestione di progetto non è un compito facile e richiede l’utilizzo contemporaneo e intersecato di diverse abilità tanto tecniche quanto sociali. Infatti il gestore del progetto dovrà avere sia le cosiddette soft skills per relazionarsi ed organizzare il lavoro fra le risorse umane dell’azienda, sia capacità di pianificazione e gestione economica finanziaria per ottimizzare le risorse economiche e trasformarle nella realizzazione del progetto. 

Un software che aiuti il professionista a svolgere tutte queste attività può essere di grande aiuto e può diminuire la possibilità e i rischi di sbagliare, generando altresì un significativo aumento della produttività e una diminuzione in termini di costi.

Per la corretta gestione di un progetto  è fondamentale tenere in considerazione

• Lo scopo
  In termini dimensioni, l’obiettivo e i requisiti del progetto. È il collante tra gli obiettivi da raggiungere e il budget a disposizione e la sua bussola. Modificare lo scopo è un processo impegnativo che richiede una revisione dell’intero progetto.
• Le risorse
  Non si riducono ai termini economici ma comprendono altresì persone, materiali, attrezzature. La parole d’ordine è adeguatezza; non si può pensare di realizzare correttamente un progetto senza l’impiego dell’adeguato numero di persone, con le giuste competenze e conoscenze, ed è fondamentale avere al momento giusto i materiali e le attrezzature che servono.
• La gestione del tempo
  Non annoverata fra le risorse ma è esso stesso la risorsa, probabilmente più importante. Le attività devono essere programmate e avere una scadenza prestabilita.
• Il budget
  Raggruppa i costi di tutte le attività.

 

Le funzionalità dei software per la gestione di progetti

Un software dedicato allo svolgimento di queste precise attività serve a pianificarle correttamente seguendo le disponibilità delle risorse secondo lo schema scelto dal project manager.
Esegue il monitoraggio dell’andamento del progetto, risultando utilissimo, dunque, ad individuare le eventuali discrasie al fine di correggere in tempo le imperfezioni e correggere la rotta durante la navigazione. Per rendere il processo più fluido, si dovrebbe integrare facilmente con il gestionale e con gli altri software utilizzati abitualmente.

Fra le funzionalità che dovrebbe avere ogni software di questo tipo annoveriamo:

• Prevedere bisogni e risorse. 
• Grafici e informazioni visive e facilmente intuibili per capire facilmente se l’attività è in ritardo.
• Analizzare le prestazioni e l’impatto sul piano. 
• Gestire le risorse aziendali con calendari lavorativi
• Possibilità di collaborare e condividere informazioni in tempo reale con il team sull’avanzamento del progetto o sulle modifiche in corso.
• Monitorare attraverso report settimanali per verificare l’allineamento dei dati con il piano.